Technická a organizační opatření

Dokument popisuje doložený aplikační základ a automaticky tvoří standardní přílohu B DPA přijetím příslušných Podmínek. Pro tento základ není nutný samostatný institucionální podpis. Nejde o certifikaci, nezávislý audit ani tvrzení, že je poskytováno každé podnikové opatření. Další opatření lze sjednat ve volitelné enterprise příloze, vyžaduje-li je zamýšlené použití.

Zákaznická data jsou ukládána a zpracovávána v EU. Hranici určuje dokument Umístění a zpracování dat; web nepublikuje podrobné infrastrukturní lokality. Úroveň opatření musí odpovídat zamýšleným údajům a rizikům a nelze ji vyvozovat pouze ze závazku umístění.

Aplikace ověřuje identitu na serveru, kontroluje členství v organizaci a uplatňuje role a oprávnění k záznamům. Osobní a organizační obsah je vázán na příslušného uživatele, pracovní prostředí, případ nebo projekt. Omezené operace vyžadují příslušnou roli. Správa relace používá serverovou ochranu cookies; nejde o tvrzení, že každý tarif obsahuje SSO, SAML, SCIM nebo plošné organizační MFA.

Administrátoři přidělují nezbytná minimální oprávnění, kontrolují sdílené záznamy a odebírají nepotřebná členství. Poskytovatel musí pro standardní službu udržovat dokumentaci privilegovaného personálního přístupu, požadavků autentizace, životního cyklu účtů, kontrol přístupů a dostupných dokladů. Aplikační oprávnění zákazníků sama neprokazují personální řízení přístupu u všech dodavatelů. Dodatečné požadavky konkrétního zákazníka lze zachytit ve volitelné enterprise příloze.

Práce s dokumenty poskytuje klasifikaci, řízení přístupu a schvalování. Schválený výběr omezuje soukromé dokumenty použité v úkolu; dotazy do veřejných zdrojů mají oddělený účel. Dostupné mechanismy nezaručují automatickou identifikaci nebo odstranění všech citlivých informací v souborech a volném zadání. Pokyny Zákazníka a odpovídající klasifikace zůstávají nezbytné.

Vybrané organizační úkony vytvářejí auditní metadata o činnosti a čase. Nejsou prezentovány jako neměnný důkazní záznam ani úplný záznam každého administrativního úkonu. Volitelná analytika neobsahuje text otázek, odpovědí, dokumentů ani vyhledávací dotazy a před souhlasem je vypnutá. Nezbytné fakturační, uživatelské a bezpečnostní záznamy jsou oddělené. AI požadavky vypínají ukládání odpovědí u dodavatele bez tvrzení o nulové retenci.

Osobní a oprávněné organizační exporty poskytují strukturované aplikační záznamy. Stahování původních souborů a podporované exporty reportů jsou samostatné funkce; formáty a omezení popisuje Export a přechod k jiné službě. Mazání odstraňuje zvolený aktivní obsah. Organizační retenční úklid spouští oprávněný administrátor; pouhé nastavení doby neplánuje automatický výmaz.

Osobní smazání účtu vyžaduje vyřešení členství nebo vlastnictví organizace. Odstranění navázané autentizační identity může vyžadovat dokončení administrátorem. Úplné posouzení výmazu zahrnuje aktivní a odvozená data, identitu, kopie dodavatelů, zákonné pozastavení výmazu a expiraci záloh. Výchozí pravidla stanoví standardní příloha D DPA; Poskytovatel musí poskytnout informace o příslušném životním cyklu a dokončení výmazu. Dodatečné retenční požadavky konkrétního nasazení lze sjednat zvlášť.

Poskytovatel musí dokumentovat a udržovat přiměřená opatření pro šifrování při přenosu a v klidu, správu klíčů, hranice sítí, správu infrastruktury, ukládání a rotaci tajemství, revize softwaru, správu závislostí a zranitelností, schvalování změn a návrat předchozí verze. Doklady skutečného nastavení musí být dostupné pro přezkum podle DPA; jde o povinnost Poskytovatele pro službu, nikoli požadavek, aby každý Zákazník sjednával samostatnou přílohu B. Veřejný dokument netvrdí konkrétní šifrovací algoritmus, zákazníkem spravované klíče, výsledek penetračního testu ani dobu opravy zranitelností, které nebyly pro nasazení doloženy.

Bezpečnostní změny se posuzují vůči sjednanému riziku a úrovni ochrany. Tajemství nepatří do zadání ani veřejných formulářů podpory. Podrobnou architekturu a doklady lze přezkoumat při odpovídající mlčenlivosti; ta nesmí zabránit požadovanému přezkumu zákazníkem nebo dozorovým orgánem.

DPA vyžaduje mlčenlivost oprávněného personálu, přiměřené omezení přístupu, kontrolu dalších zpracovatelů, bezodkladné oznámení porušení ochrany údajů, součinnost a audit. Poskytovatel musí pro standardní službu udržovat odpovědné incidentní kontakty, eskalační postupy a uchování důkazů, odpovědnost za monitoring, personální opatření a dohled nad dodavateli. Volitelná enterprise příloha může doplnit požadavky konkrétního zákazníka. Nepředpokládá se neověřená nepřetržitá reakce ani pevné incidentní SLA.

Rozsah, četnost a oddělení záloh, testy obnovy, odolnost, obnova po havárii a kontinuita musí být doloženy a sjednány, vyžaduje-li to zamýšlené použití. Cíle doby obnovy a obnovitelného bodu jsou smluvní pouze při výslovném určení a přijetí; zde není stanoveno výchozí číselné RTO, RPO ani procento dostupnosti.

Před řízeným nasazením strany zaznamenají použitelná opatření, jejich verze, dostupné důkazy, nevyřešené mezery a odpovědnosti. Mezera podstatná pro zamýšlené údaje musí být odstraněna nebo se dotčené zpracování vyloučí. Změny nesmějí podstatně snížit sjednanou ochranu a řídí se článkem 3 DPA. Audit a kogentní dozorová práva upravuje článek 8 DPA.