Zásady ochrany osobních údajů

MAŃSKI AI s.r.o., IČO 17571987, Nové sady 988/2, Staré Brno, 602 00 Brno, Česká republika, obchodní rejstřík C 130587, Krajský soud v Brně, je správcem pro správu účtů, fakturaci, podporu a bezpečnost vlastní Služby. Žádosti týkající se soukromí zasílejte na contact@veritasask.com nebo do našeho sídla. Firemní web je https://www.manskiai.cz/.

U osobních údajů v obsahu profesního nebo institucionálního Zákazníka zpravidla určuje účel Zákazník jako správce a my jednáme jako zpracovatel podle sjednaného DPA. Zpracovává-li Zákazník sám pro jiného správce, musí být v DPA zachycen oprávněný řetězec. Pouhé zpracování klientského spisu naším softwarem z nás nedělá jeho samostatného správce. U čistě osobního použití fyzickou osobou jsme správcem v rozsahu potřebném k poskytnutí požadované osobní služby. Použije-li se zvláštní zákonný režim, musí jej určit příslušná institucionální smlouva.

Od Vás nebo při autentizaci získáváme identitu účtu, e-mail, zobrazované jméno, preference a jazyk; od oprávněných administrátorů pozvánky do organizace, role a oprávnění; při používání zadání, dokumenty, projekty, konverzace, vytvořené výstupy a odkazy na zdroje; z provozu počty využití, časové údaje, technické chyby a bezpečnostní záznamy; a zprávy nebo hodnocení, které dobrovolně poskytnete.

Fakturační údaje zahrnují tarif, místa, stav plateb a předplatného a transakční reference platební služby. Veritas Ask neukládá v aplikační databázi úplná čísla platebních karet. Příslušní poskytovatelé plateb mohou platební informace zpracovávat podle vlastních oznámení. Předložené dokumenty se mohou týkat klientů, pacientů, protistran, svědků, zaměstnanců, výzkumníků nebo dalších osob určených Zákazníkem. Rešerše veřejných zdrojů může získávat informace ze zdrojů vybraných nebo povolených pro úkol.

Údaje nezbytné k registraci a poskytnutí služby individuálnímu smluvnímu Zákazníkovi používáme podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Správa zástupců a uživatelů firemního zákazníka vychází z oprávněného zájmu na poskytování a správě tohoto vztahu podle písm. f), s respektováním jejich práv. Povinné účetní a zákonné záznamy vycházejí z písm. c) a příslušných účetních nebo jiných zákonných povinností.

Bezpečnost služby, prevence zneužití, šetření chyb a uplatnění či obhajoba právních nároků vycházejí z oprávněných zájmů na spolehlivé a bezpečné službě a ochraně práv, poměřených s právy dotčených osob. Rozsah těchto údajů minimalizujeme. Volitelná analytika vychází ze souhlasu podle čl. 6 odst. 1 písm. a) a pravidel pro úložiště zařízení. Podporu používáme k vyřízení žádosti a správě příslušného vztahu; žádost Vás nepřihlašuje k marketingu. Samostatný marketing vyžaduje vlastní použitelný právní titul a informace.

Profesní Zákaznický obsah zpracováváme podle zdokumentovaných pokynů, nikoli na základě údajného plošného souhlasu vzniklého přijetím Podmínek. Zákazník určuje titul podle článku 6 a případnou podmínku článku 9, oprávnění článku 10 nebo jiného předpisu. Samostatně nerozhodujeme o použití tohoto obsahu k trénování nebo reklamě.

Zákaznický obsah nepoužíváme k trénování Veritas Ask. Inference je zpracování vybraných vstupů pro vytvoření požadovaného výstupu a liší se od trénování. Příslušné AI službě předáváme informace potřebné pro oprávněný úkol. Vypnutí ukládání odpovědí v AI požadavku nedokládá nulovou retenci všech bezpečnostních záznamů, záloh nebo systémů dodavatele. Rozdíly vysvětlují Pravidla používání AI a Umístění dat; pokyny zpracovateli upravuje DPA.

Do veřejného vyhledávacího dotazu nevkládejte důvěrný soubor ani osobní údaje, není-li takové zpřístupnění oprávněné. Aplikace odděluje práci se soukromými dokumenty od dotazů do veřejných zdrojů, ale automaticky neurčuje citlivost každého zadání. Uživatelé musí vstupy odpovídajícím způsobem vybírat a minimalizovat.

Provozní datové toky rozlišujeme podle konkrétní funkce. Pracovní obsah se ukládá v aplikační databázi a souborovém úložišti. Při AI úkolu se dotaz, vybraná historie a schválené dokumentové podklady odesílají ke zpracování do AI rozhraní; příprava může zahrnovat vzdálené počítání tokenů a u příslušných souborů jejich přepis. Přihlášení zpracovává identitu, e-mail a údaje relace. Platební služba získává identifikační, objednávkové a fakturační údaje; platební integrace jí neposílá zákaznické dokumenty ani konverzace.

Právní role každého příjemce se určuje pro konkrétní zpracování. Služba jednající podle našich pokynů pro naše vlastní účely správy účtu může být naším zpracovatelem, aniž je dalším zpracovatelem zákaznického obsahu. Samostatný správce určuje své vlastní účely a prostředky; stejný poskytovatel může mít pro různé operace různé role. Do registru podle DPA patří pouze doložené subjekty zpracovávající Osobní údaje jménem Poskytovatele při plnění jeho zpracovatelských povinností vůči Zákazníkovi. Technická knihovna nebo nástroj bez toku osobních údajů ke svému dodavateli není z tohoto důvodu příjemcem. Nejasné role se nejprve ověřují; zákonné povinnosti informovat a zajistit správné smlouvy tím nejsou dotčeny.

V organizaci přistupují administrátoři a oprávnění uživatelé ke sdíleným materiálům podle rolí a oprávnění. Personální nebo podpůrný přístup musí být nezbytný a oprávněný pro daný úkol. Orgány veřejné moci mohou získat informace, vyžaduje-li to zákon; žádost posoudíme a poskytneme pouze zákonně požadovaný rozsah. Zákaznický obsah neprodáváme ani neposkytujeme inzerentům.

Zákaznická data jsou ukládána a zpracovávána v Evropské unii. Závazek zahrnuje zpracovatelský řetězec Služby včetně AI inference a přístupu dodavatelů k Zákaznickým datům. Neexistuje standardní výjimka pro běžné zpracování nebo podporu mimo EU. Podrobné lokality infrastruktury nezveřejňujeme. Dodavatelé musí pro tato data dodržet sjednanou hranici EU; samotné sídlo jejich společnosti neurčuje místo zpracování.

Pokud by navržené nasazení vyžadovalo jiné uspořádání, musí být před dotčeným zpracováním posouzeno a výslovně sjednáno, s požadovanými informacemi a platným právním titulem předání. Tyto zásady nejsou souhlasem s takovou změnou. Zákazník, který se rozhodne k vlastním datům přistupovat, stáhnout je nebo je zpřístupnit mimo EU, odpovídá za tento samostatný úkon; ten neopravňuje naše dodavatele ke zpracování mimo sjednanou hranici. Samostatný rámec předání z UK do EU řeší britský dodatek.

Dokumenty, konverzace, projekty a uložené výstupy zůstávají po dobu, po kterou je ponecháte v pracovním prostředí, do jejich smazání nebo provedení retenčního pokynu oprávněným administrátorem organizace. Samotné zrušení předplatného je nemaže. Současné organizační nastavení se provádí administrátorem spuštěným úklidem; nastavení počtu dní není příslibem automatického mazání na pozadí.

Údaje účtu a členství se uchovávají po dobu aktivního účtu nebo oprávněného členství. Před smazáním osobního účtu je nutné vyřešit vlastnictví a členství v organizacích, aby byly chráněny jejich záznamy. Výmaz odstraní aktivní místní účet a jeho osobní obsah; odstranění související autentizační identity může vyžadovat dokončení administrátorem. Zákonně vyžadované záznamy jsou odděleny podle účelu a neopravňují k dalšímu rešeršnímu použití smazaného obsahu.

Volitelná analytika používá klouzavé 90denní období; starší události se odstraňují při dalším spuštění procesu sběru analytiky, nejde o tvrzení nepřetržitě plánovaného mazání. Odvolání souhlasu maže události spojené s přihlášeným účtem. Cookie volby analytiky trvá 180 dní a cookie jazyka 365 dní, nejsou-li dříve smazány. Další úložiště zařízení popisují Zásady cookies.

O dobrovolné hodnocení spokojenosti můžeme požádat jednou měsíčně. Obsahuje známku, vybranou oblast, volitelné podrobnosti a reference účtu, jazyka, profese a tarifu pro řešení problémů a zlepšování služby. Vycházíme z oprávněného zájmu reagovat na dobrovolnou zpětnou vazbu; účast není povinná. Hodnocení se uchovává do Vaší žádosti o jeho smazání nebo do smazání účtu a je součástí exportu dat. Nevkládejte údaje klientů ani pacientů.

Komunikace podpory se uchovává pro vyřízení požadavku a přímo související reklamace nebo právního nároku. Bezpečnostní záznamy a záznamy zneužití se uchovávají pro odhalení a vyřešení dotčené události a uplatnění či obhajobu souvisejících nároků; přístup i rozsah musí zůstat omezeny na tento účel. Účetní záznamy se řídí zákonnou dobou podle druhu dokladu, včetně příslušných pětiletých nebo desetiletých účetních lhůt, pokud se použijí. Skutečné zákonné pozastavení výmazu trvá pouze pro určenou povinnost nebo spor a po jejich skončení se přezkoumá.

Přijetí standardního DPA nevyžaduje individuálně vyjednanou retenční přílohu. Výchozí pokyny přílohy D platí automaticky. Nasazení s dodatečnými zákonnými retenčními nebo důkazními požadavky může potřebovat volitelnou sektorovou či enterprise přílohu. Poskytovatel musí sdělit přesné životní cykly záloh, dodavatelských kopií a logů; nezveřejněná číselná lhůta neruší práva na výmaz.

Uchováváme důkaz smluvního přijetí: jednající účet a ověřený e-mail, označeného Zákazníka a případný organizační rozsah, prohlášené oprávnění, serverový čas, způsob přijetí, smluvní jazyk, verze dokumentů a jejich obsahové otisky. Účelem je oprávněný zájem na prokázání Smlouvy a plnění příslušných povinností doložitelnosti. Důkaz se uchovává po smluvní vztah a použitelnou dobu uplatnění nebo obhajoby souvisejících nároků pouze pro tento účel; konkrétní zákonné uchování končí zánikem určeného důvodu. Nejde o marketingový souhlas.

Při splnění příslušných podmínek můžete požadovat přístup a kopii, opravu nesprávných údajů, výmaz nebo omezení, přenositelné údaje a vznést námitku proti zpracování z oprávněného zájmu. Souhlas můžete kdykoli odvolat bez vlivu na dřívější zákonné zpracování. Proti přímému marketingu lze namítat bez udání důvodu. Práva uplatníte dostupným nastavením účtu nebo na contact@veritasask.com; můžeme požadovat přiměřené ověření identity, nikdy heslo.

Na žádosti podle GDPR odpovídáme bez zbytečného odkladu, zpravidla do jednoho měsíce. Vyžaduje-li složitost nebo počet žádostí zákonné prodloužení, vysvětlíme je v prvním měsíci; prodloužení není automatické. Žádosti k institucionálnímu obsahu neprodleně předáváme příslušnému správci a poskytujeme pomoc podle DPA. Podání stížnosti regulátorovi nepodmiňujeme předchozím uzavřením stížnosti u nás.

Stížnost můžete podat Úřadu pro ochranu osobních údajů, https://uoou.gov.cz/, nebo příslušnému úřadu v místě bydliště, práce nebo tvrzeného porušení. Britská práva a stížnosti včetně přístupu k ICO řeší Dodatek pro Spojené království.

Používáme přístupové a provozní mechanismy popsané v dokumentech Bezpečnost a compliance a TOMs, případně doplněné samostatně sjednanou institucionální přílohou. Veřejný popis neznamená neověřenou certifikaci. AI používáme k tvorbě rešeršních výstupů, nikoli k výlučně automatizovanému rozhodování s právními nebo obdobně významnými účinky o držitelích účtů. Navazující rozhodování Zákazníka vyžaduje vlastní právní posouzení a lidský dohled.

Účty jsou určeny osobám od 18 let. Profesionál může informace o nezletilém zákonně zpracovávat pouze v oprávněném profesním účelu a s odpovídající ochranou; to se liší od nabízení účtu dětem. Povinné registrační nebo fakturační údaje nelze neposkytnout, jsou-li nezbytné pro požadovaný účet nebo transakci; dobrovolné hodnocení ani analytika podmínkou přístupu nejsou.

Tyto zásady jsou datovány 29. září 2026. Podstatnou změnu zpracování oznámíme před její účinností, pokud je to vyžadováno. Změna zásad nerozšiřuje pokyny zpracovateli ani neruší sjednané DPA. Smluvní změny se řídí Podmínkami; souhlas vyžadujeme samostatně tam, kde jej vyžaduje zákon.